По данным опроса топ-менеджмента крупнейшей консалтинговой компании PwC, 76% директоров компаний обеспокоены нехваткой цифровых компетенций среди сотрудников.

Однако, и сами руководители пока  могут быть недостаточно  информированы в этом вопросе.

В любом случае, чтобы изменить ситуацию и стать примером для команды, начинать нужно с себя. Профессионал  сегодня должен уметь правильно выстраивать удаленное общение и знать основы цифрового этикета. 

Общие правила цифровой коммуникации

1. Всегда поддерживайте коммуникацию с сотрудниками: информируйте их о проектах, изменениях и планах. Сотрудники редко видят картину целиком, даже работая в офисе. Ваша задача – убедиться, что она у них четко сформирована. Плохая информированность рождает слухи, зачастую со знаком минус.
2. Ограничьте общение по рабочим вопросам в нерабочее время. Не присылайте письма до 9.00 и после 22.00, а также в выходные дни. Лучше установите время отложенной доставки: она есть в мессенджерах вроде Telegram и сервисах электронной почты.
3. «Здравствуйте» – наилучший вариант для делового приветствия. Он универсален и подходит для общения с людьми из разных часовых поясов.
4. Используйте только профессиональные «ники», если без них не обойтись. Например, название электронного ящика или имя пользователя в Telegram. Они могут совмещать имя, фамилию, название компании.
5. Придерживайтесь правила «одна ветка переписки – одна тема». Это поможет структурировать информацию и не запутать собеседника.
6. Сначала стоит попытаться решить вопрос в чате, только после звонить. При этом, время беседы лучше назначить заранее. Звонки без предупреждения расцениваются как вторжение в личное пространство.

Правила переписки в мессенджерах

1. Переходите сразу к делу в приветственном сообщении. Не стоит писать одиночное «здравствуйте» и ждать ответа. Также лучше не дробить одно смысловое сообщение на несколько отдельных.
2. Не пропадайте на середине переписки. Относитесь к ней как к личной коммуникации «лицом к лицу».
3. Не оставляйте сообщение без ответа, отмеченное как прочитанное. Если вы не можете ответить немедленно, сообщите время, когда сможете.
4. По возможности избегайте голосовых сообщений: человек читает почти в три раза быстрее, чем слушает. Лучше воспользуйтесь функцией преобразования звука в текст. Если без голосовых сообщений не обойтись, отправляйте их только в личных переписках, но не в общих чатах.
5. Никогда не подтверждайте в голосовых сообщениях коммерчески важную информацию, условия контракта или пароли.
6. Никогда не отправляйте скриншоты с логинами, паролями, ссылками, номерами телефонов или банковской информацией. Человек может ошибиться при наборе. Лучше отправить текстом.
7. Хвалите в общем чате, чтобы создать здоровую конкурентную среду и повысить мотивацию. Негативную обратную связь лучше давать в личных переписках, при этом нужно сделать четкие выводы и разработать план выхода из ситуации.
8. Подумайте несколько раз перед тем, как отправить эмодзи. Они не всегда уместны в деловом общении.

Правила вежливости

1. Излишняя напыщенность в общении – моветон. Лучше написать «Здравствуйте, Екатерина Сергеевна», чем начать письмо с клише: «Дорогая Екатерина Сергеевна».
2. Не сокращайте вежливые обороты. ПЖЛ исключает уважительный посыл, в отличие от «пожалуйста».
3. Если собеседник перестал отвечать, лучше задать уточняющий вопрос, вместо одиночных знаков вопроса или «Ты где?».
4. Не переходите сразу к делу в общении с иностранцами. Соблюдайте правила «социального реверанса».
5. Перед тем, как перейти на «ты» в переписке, проговорите это. Как правило, инициатива должна исходить от руководителя.
6. Лучше не добавляйте в друзья подчиненных первыми. Таким образом, вы как будто вынуждаете их принять заявку.

О хранении, пересылке и работе с файлами

1. Установите единые правила хранения и кодировки файлов, документов и папок, которые будут понятны для всех.
2. Если несколько человек работает с файлом или папкой, его нельзя перемещать или переименовывать, не предупредив остальных.
3. Всегда полностью подписывайте отправляемые файлы. Просто «отчет» может затеряться среди сотен других отчетов.
4. Сразу открывайте доступ для просмотра/редактирования/комментирования пользователям, которые будут работать с вами над документом. Так вы сэкономите свое и чужое время.
5. Уточняйте, что сотрудник должен сделать с файлом/документом во время отправки.
6. Важные файлы лучше отправлять через корпоративную электронную почту. Там же стоит фиксировать ключевые вопросы (например, сроки проекта, изменения в нем).

О правилах поведения на видеоконференциях

1. Всегда заранее назначайте время видеоконференции и уточняйте ее длительность.
2. Заранее готовьте документы, ссылки, проверяйте техническую исправность.
3. Если присутствует много участников, назначьте модератора (часто это может быть сам руководитель), который будет вести конференцию: представит участников, направит коммуникацию, будет следить за соблюдение временных рамок.
4. Выключайте микрофон, если вы не говорите. Так вы избавитесь от лишних звуков.
5. Организуйте специальное пространство дома для видеоконференций, где вас никто не будет отвлекать.